EVALUASI IMPLEMENTASI SISTEM PENDAFTARAN ONLINE TERHADAP EFISIENSI WAKTU TUNGGU PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT

Abstrak

Latar Belakang : Waktu tunggu pelayanan rawat jalan merupakan salah satu indikator utama mutu pelayanan rumah sakit yang memiliki korelasi langsung terhadap kepuasan pasien. Penumpukan antrean fisik pada loket administrasi konvensional sering kali menjadi sumber inefisiensi operasional. Implementasi sistem pendaftaran daring (online) berbasis multi-platform merupakan salah satu langkah strategis transformasi digital kesehatan untuk mereduksi durasi tunggu tersebut. Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk melakukan evaluasi sistematis terhadap efektivitas kebijakan implementasi pendaftaran daring dalam meningkatkan efisiensi waktu tunggu pasien rawat jalan, serta memetakan determinan keberhasilan dan hambatan implementasi berdasarkan model interaksi manusia, organisasi, dan teknologi. Metode: Penelitian ini menggunakan metode Systematic Literature Review (SLR) yang disusun mengikuti pedoman Preferred Reporting Items for Systematic Reviews and Meta-Analyses (PRISMA). Pencarian naskah sekunder dilakukan secara komprehensif pada database elektronik bereputasi, meliputi Google Scholar, Garuda, PubMed, dan Scopus untuk artikel yang dipublikasikan dalam rentang tahun 2020–2025. Dari total 45 artikel yang diidentifikasi pada tahap awal, diperoleh 15 artikel final yang memenuhi seluruh kriteria inklusi dan eksklusi untuk diekstraksi dan disintesis secara kualitatif menggunakan teknik content analysis Hasil: Hasil sintesis literatur menunjukkan bahwa adopsi sistem pendaftaran digital melalui platform Mobile JKN, portal web internal rumah sakit, maupun integrasi WhatsApp API secara signifikan mampu mereduksi durasi waktu tunggu pasien hingga 40–60% dibandingkan metode konvensional. Penurunan durasi terjadi akibat pergeseran beban pendaftaran dari waktu pelayanan (on-site) ke pra-pelayanan (remote). Kendati demikian, efektivitas sistem ini belum merata akibat adanya hambatan struktural: interaksi teknologi yang belum sinkron dengan SIMRS (aspek teknologi), rendahnya literasi digital pada kelompok pasien geriatri (aspek manusia), serta keterbatasan komitmen pemeliharaan sistem dan anggaran dari pihak manajemen (aspek organisasi). Kesimpulan: Kebijakan pendaftaran online terbukti efektif memangkas birokrasi waktu tunggu klinis. Namun, keberlanjutan dan optimalisasi sistem memerlukan keselarasan yang dinamis (fit) antara peningkatan keandalan infrastruktur TI, penyediaan media edukasi yang inklusif bagi pasien, serta penguatan regulasi operasional internal faskes.

Background : Outpatient waiting time is a fundamental indicator of hospital service quality that directly affects patient satisfaction. Physical crowding at conventional administration desks remains a major source of operational inefficiency. The implementation of multi-platform online registration systems serves as a strategic intervention within digital health transformation to reduce waiting durations. Objective: This study aims to systematically evaluate the effectiveness of online registration implementation on outpatient waiting time efficiency and map the determinants of success and implementation barriers through the human, organizational, and technological interaction model. Methods: This study employed a Systematic Literature Review (SLR) method aligned with the Preferred Reporting Items for Systematic Reviews and Meta-Analyses (PRISMA) guidelines. A comprehensive secondary literature search was conducted across reputable electronic databases, including Google Scholar, Garuda, PubMed, and Scopus, focusing on articles published between 2020 and 2025. Out of 45 initially identified articles, 15 final studies met all strict inclusion and exclusion criteria to be extracted and qualitatively synthesized using content analysis. Results: The literature synthesis demonstrates that the adoption of digital registration systems via Mobile JKN, internal hospital web portals, and WhatsApp API integration significantly reduces patient waiting times by 40–60% compared to conventional methods. This reduction is driven by a shift in administrative load from on-site to remote pre-services. However, systematic effectiveness remains suboptimal due to structural barriers: unsynchronized technology with the Hospital Information System/SIMRS (technology aspect), low digital health literacy among geriatric patients (human aspect), and limited management commitment regarding system maintenance and budget allocations (organizational aspect). Conclusion: Online registration policies are highly effective in streamlining clinical waiting time processes. Nevertheless, sustainable optimization requires a dynamic alignment (fit) between upgrading IT infrastructure reliability, providing inclusive educational support for patients, and strengthening internal hospital operational policies.